Para integrarnos con un sistema de facturación electrónica en Chile, es crucial considerar las capacidades de nuestro ERP o sistema de facturación para exportar la información necesaria para generar los DTE (documento tributario electrónico), es decir, el mensaje de entrada que se enviará a la solución de DTE. Además, hay que establecer el método de conexión entre los sistemas, cómo el ERP enviará el mensaje de entrada al sistema de facturación electrónica.
Los métodos más comunes de comunicación utilizados por los diferentes ERP del mercado son: web services, HTTP Post, API o SFTP. Una vez que hayamos aclarado estos dos puntos, solo resta acordar los campos que contendrán los documentos para iniciar el trabajo de integración.
Para garantizar la seguridad de los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) en Chile, es esencial emplear un sistema de facturación electrónica certificado por el Servicio de Impuestos Internos (SII) y equipados con robustos mecanismos de cifrado para proteger la información durante su transmisión y almacenamiento. Además, se deben implementar controles de acceso adecuados, como la asignación de roles y privilegios, junto con autenticación segura de usuarios, y asegurar la integridad de los DTE mediante el uso de firmas electrónicas avanzadas o certificados digitales.
Asimismo, es crucial mantener actualizado el sistema de seguridad informática, incluyendo la aplicación de parches y la utilización de firewalls, mientras se capacita al personal en buenas prácticas de seguridad de la información para mitigar riesgos cibernéticos como phishing y malware. Estas medidas fortalecen la seguridad durante todo el proceso de emisión y recepción de DTE, garantizando la protección de la información sensible y el cumplimiento de las normativas tributarias vigentes en Chile.
En Chile, la ley de facturación electrónica permite emitir factura afecta y exenta, la nota de crédito y débito, boletas afectas y exentas, guía de despacho, factura de compra, liquidación de factura y los documentos de exportación (factura, nota de crédito y débito).
Estos documentos son fundamentales para registrar y respaldar las transacciones comerciales de las empresas, obteniendo el cumplimiento tributario de Servicio de Impuestos Internos (SII) de Chile. La adopción de estos DTE (documento Tributario Electrónico) permite agilizar los procesos contables y tributarios, reducir el uso de papel y mejorar la trazabilidad de las operaciones comerciales en el país.
El nivel de escalabilidad de un sistema de facturación electrónica para manejar grandes volúmenes de transacciones puede variar según su arquitectura y capacidad de procesamiento. En general, un sistema escalable debe adaptarse y crecer eficientemente para manejar un aumento significativo en el volumen de transacciones sin comprometer su rendimiento o tiempo de respuesta.
Esto implica contar con una infraestructura tecnológica robusta y flexible que permita añadir recursos de manera dinámica según sea necesario, como capacidad de almacenamiento, potencia de procesamiento y ancho de banda. Además, es importante que el sistema pueda distribuir la carga de trabajo de manera equitativa entre sus componentes para evitar cuellos de botella y maximizar la eficiencia operativa.
En resumen, un sistema de facturación electrónica altamente escalable debería ser capaz de crecer de manera progresiva y transparente para satisfacer las demandas de un crecimiento en el volumen de transacciones sin comprometer su rendimiento o disponibilidad.
En las soluciones web se degrada el nivel de servicio a medida que crece la cantidad de usuarios que soportan, de ahí que la escalabilidad sea relevante en este tipo de soluciones y sea un factor relevante al contratar un sistema que tenga procesamiento en la nube. En Jordan nos tomamos este tema en serio y nuestros sistemas están diseñados y desarrollados con una infraestructura tecnológica robusta y flexible que permita añadir recursos de manera dinámica según sea necesario, como capacidad de almacenamiento, potencia de procesamiento y ancho de banda.
Por otro lado nuestro software está desarrollado de tal manera que permita aprovechar las ventajas de una infraestructura escalable, permitiendo que nuestros clientes no se vean afectados si existen peak´s de transacciones o si se agregan nuevas empresas cliente a nuestro servicio.
Sí, las funcionalidades de nuestro sistema de facturación electrónica pueden ser personalizadas o adaptadas según las necesidades específicas de una empresa.
Sin embargo, debemos tener presente el marco regulatorio que nos dicta la normativa que rige los procesos de facturación electrónica, con eso presente, la flexibilidad de Jordan DTE permite implementar o adaptar flujos o modelos de operación propios de la empresa o de un mercado en particular que faciliten y mejoren los procesos de las empresas integrándolos a los sistemas propios de gestión como un ERP o CRM.
En un sistema de facturación electrónica, los procesos de respaldo y recuperación de datos son fundamentales para garantizar la integridad y disponibilidad de la información.
Estos procesos suelen seguir los siguientes pasos:
Respaldos regulares: Se programan respaldos automáticos periódicos de la base de datos del sistema de facturación electrónica, así como de cualquier otro dato crítico almacenado en el sistema. Estos respaldos pueden realizarse diariamente, semanalmente o según la frecuencia que la empresa considere necesaria.
Almacenamiento seguro: Los datos respaldados se almacenan en un lugar seguro, preferiblemente fuera de las instalaciones de la empresa para protegerlos contra desastres físicos como incendios, inundaciones o robos. Esto puede implicar el uso de servicios de almacenamiento en la nube o la utilización de dispositivos de almacenamiento externo.
Validación de los respaldos: Es importante verificar regularmente que los respaldos se estén realizando correctamente y que los datos se estén almacenando de manera íntegra. Esto se puede hacer mediante pruebas de restauración periódicas para asegurarse de que los datos respaldados pueden recuperarse eficazmente si es necesario.
Procedimientos de recuperación: En caso de pérdida de datos o fallo del sistema, se activan los procedimientos de recuperación de datos. Esto puede implicar la restauración de la base de datos desde el último respaldo válido y la aplicación de medidas para minimizar la pérdida de datos y el tiempo de inactividad del sistema.
Actualización de los respaldos: A medida que el sistema de facturación electrónica evoluciona y se producen cambios en los datos, es importante actualizar regularmente los procesos de respaldo para asegurarse de que se estén respaldando todos los datos relevantes y que los respaldos sean efectivos en todo momento. Los procesos de respaldo y recuperación de datos en un sistema de facturación electrónica son fundamentales para garantizar la disponibilidad y la integridad de la información, así como para minimizar el impacto de posibles fallos del sistema o pérdidas de datos.
Un sistema de facturación electrónica suele ofrecer diversas opciones de soporte técnico y atención al cliente para ayudar a los usuarios a resolver problemas y aclarar dudas.
Algunas de estas opciones comunes incluyen:
Servicio de atención al cliente: La empresa proveedora del sistema generalmente ofrece un servicio de atención al cliente que puede ser contactado por teléfono, correo electrónico o chat en línea. Este servicio está disponible para responder preguntas, brindar asistencia técnica y resolver problemas relacionados con el uso del sistema.
Centro de ayuda o base de conocimientos: Muchos sistemas de facturación electrónica disponen de un centro de ayuda en línea o una base de conocimientos donde los usuarios pueden encontrar información útil, guías de uso, tutoriales y preguntas frecuentes que les ayuden a resolver sus consultas de forma autónoma.
Soporte técnico especializado: Para problemas técnicos más complejos o específicos, el sistema puede ofrecer un servicio de soporte técnico especializado. Este tipo de soporte suele ser brindado por personal técnico altamente capacitado que puede ayudar a resolver problemas técnicos y realizar ajustes o configuraciones avanzadas en el sistema.
Actualizaciones y mantenimiento: El proveedor del sistema suele ofrecer actualizaciones periódicas del software para corregir errores, mejorar el rendimiento y añadir nuevas funcionalidades. Estas actualizaciones suelen estar acompañadas de documentación detallada sobre los cambios realizados y cómo afectan al uso del sistema.
Capacitación y formación: Algunos sistemas de facturación electrónica ofrecen programas de capacitación y formación para los usuarios, que pueden incluir cursos en línea, webinars, seminarios presen
El equipo de soporte técnico en un sistema de facturación electrónica está disponible durante horas hábiles regulares y, a menudo, también ofrece servicios fuera de este horario. El tiempo de respuesta inicial varía según la gravedad del problema, y se priorizan los incidentes críticos.
Durante el proceso de resolución de problemas, se mantiene una comunicación transparente con el cliente, y una vez resuelto, se realiza un seguimiento para asegurar la satisfacción del cliente y recopilar retroalimentación para mejorar el servicio.
En resumen, el equipo de soporte técnico se esfuerza por proporcionar una atención rápida y eficiente para minimizar el tiempo de inactividad y garantizar una experiencia satisfactoria para los usuarios.
Es común que al momento de querer contratar una solución de factura electrónica quedemos sorprendidos al ver la cantidad de soluciones que existen en el mercado, por eso debemos tener presente algunos factores que nos pueden ayudar a diferenciar entre las alternativas existentes:
Trayectoria: Existe muchas soluciones, sobre todo tras la obligatoriedad de la facturación electrónica, pero no todas han sobrevivido, por eso la trayectoria y respaldo es algo que hay que ver al contratar.
Modelo de operación: Tu proveedor cuenta con soluciones adaptadas a tu manera de operar y que puedan modificarlas si es necesario.
Apoyo y Postventa: Las soluciones no son perfectas y ya sea por un incidente o un nuevo requerimiento quizá requerir servicios de soporte y postventa, punto clave para tener presente al contratar una solución, especialmente el apartado de tiempos de respuesta.
Desarrollo: Siempre es posible que se requiera implementar una nueva funcionalidad, o implementar un cambio normativo por parte del Sii, es por ello que tu proveedor debe tener la posibilidad de abordarlos y desarrollar, de ser necesario los nuevos componentes que permitan operar de manera adecuada.
